Conservazione sostitutiva, come effettuarla in cinque mosse

La fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione, obbligatoria dal 31 marzo 2015, ha reso necessaria una regolamentazione della Conservazione Sostitutiva, unico metodo legalmente riconosciuto per l’archiviazione documentale su supporto digitale. Tutti i passaggi di Conservazione sono definiti dalla Legge. Si tratta perlopiù di alcuni passaggi che possono rendersi automatici. Il Quaderno del Fare – ritenendo la fattura il documento più importante del ciclo dell’ordine – contiene una serie di regole atte alla corretta conservazione delle fatture. Ecco come fare in cinque passaggi.

Conservazione sostitutiva: i 5 passaggi da compiere

Passaggio n° 1. Il primo passo non può essere che l’emissione del documento. Nel caso di fatture emesse verso la Pubblica Amministrazione, i documenti sono da emettersi in formato elettronico, con l’utilizzo di software appositi. Se la fattura è indirizzata a un privato, l’emissione può avvenire su formato cartaceo, che successivamente può subire dematerializzazione e divenire un documento informatico.

Passaggio n° 2. Sulla fattura attiva – documento prodotto internamente e inviato al destinatario – è necessario apporre la firma digitale. La fattura passiva, che corrisponde al file ricevuto dal destinatario, non necessita di alcuna validazione successiva, a patto che la fattura sia firmata all’origine.

Passaggio n° 3. Ogni documento deve essere indicizzato. Le fatture devono riportare un determinato subset di dati, che corrispondono al numero di serie – sempre progressivo – al numero di Partita IVA e altri dati che identificano il documento in maniera univoca. In questo modo, la fattura (o altro documento informatico) è facilmente rintracciabile per tutto il tempo di permanenza all’interno dell’archivio corrispondente.

Passaggio n° 4. Tutte le singole fatture, una volta emesse, entrano a far parte di un lotto di conservazione. Ogni lotto individua un determinato periodo d’imposta, per cui è fondamentale che tutte le fatture contenute nell’archivio siano individuate da un numero progressivo e che tutti i numeri siano presenti all’interno del lotto di conservazione.

Passaggio n°5. Il lotto di conservazione deve essere validato con una marca temporale. Per compiere quest’operazione, occorre collegarsi a un sistema esterno di Certification Authority, che individua il momento esatto in cui avviene l’operazione di marcatura. Il lotto è poi firmato digitalmente dal responsabile della Conservazione. Da questo momento in poi, il lotto non può essere modificato.

Completati i cinque passaggi, il lotto si conserva per la durata prevista dalla legge. I soggetti idonei sono obbligati a trasmettere comunicazione specifica all’Agenzia dell’Entrate, contenente l’impronta e la marca temporale.

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